Könyvelőként már számtalan munkahelyen dolgoztam, nekünk nem kell a szakterülethez érteni ahhoz, hogy elvégezzük a munkánkat. A számviteli fegyelem egy olyan mankó a könyvelőknek, amely lehetővé teszi, hogy csupán a számok ismeretében elkészítsük a kontírozást és a mérleget. Ugyanakkor nem árt, ha nagy vonalakban van fogalmunk arról, hogy mivel foglalkozik a cég. Az eddigi munkahelyeimen mindig kaptam egy alap kiképzést a termékekről, szolgáltatásokról, így nem volt idegen számomra a számlákon lévő szóhasználat.
Egy kollégám segítséget kért tőlem, mert meggyűlt a baja az Acélpartner Kft-tól kapott számlákkal, mivel halvány lila gőze sem volt, hogy milyen tételek szerepelnek a bizonylaton. Javasoltam neki, hogy ha nem érti a tételeket, akkor először kérdezze meg a cégünknél az illetékes beszerző kollégát, hogy mit rendelt, de akár fel is hívhatja a partner céget és tájékoztatást kérhet a termékekről.
Fel is hívta az acél kereskedelemmel és megmunkálással foglalkozó Acélpartner Kft-t, hogy egyeztessék az általuk kiállított számlát. A bizonylat alapján kiderült, hogy a cégünk megmunkált acél lemezeket rendelt nagyobb mennyiségben, több anyagminőségben.
Először is rendeltünk a melegen hengerelt, ötvözetlen durva lemezből, melyhez gyártóművi bizonylat is érkezett EN 10204 szerint 2.2; 3.1; 3.2 fokozattal, melyet a számlához csatoltak, és nem érkezett meg a beszerző kollégához. A paksaméta nagy részét így a könyvelés továbbította a beszerzésnek és a raktárnak, mert nálunk ott őrzik a műbizonylatokat. Ezt a melegen hengerelt acéllemezt megmunkálták plazmavágással, melynek költségét egy másik sorban, tételesen, darabonként számolták el. A felületkezelés költsége egy harmadik sorban szerepelt.
Másodsorban rendeltünk melegen hengerelt, növelt folyáshatárú és kopásálló durva lemezt 100 mm vastagságban, 1800 mm szélességben és 5000 mm hosszúságban, melyet csak felületkezeltek, vágás, vagy gépi megmunkálás nem történt, ezt pedig két sorban tüntették fel. Az ehhez kapcsolódó gyártóművi bizonylat EN 10204 szerint 3.1; 3.2 fokozattal megérkezett a számla mellé, ezt is továbbítottuk a beszerzésnek és a raktárnak.
Harmadsorban rendeltünk melegen hengerelt, finomszemcsés durva (quatro) lemezt gyártóművi bizonylattal EN 10204 szerint 3.1; 3.2 fokozattal. Ezeken az anyagokon történt megmunkálás: CNC program szerinti marás, gépi megmunkálás, illetve felületkezelés is. Ehhez tartozott még extra minőségellenőrzési költség, mert könnyű szerkezetű gyártáshoz vettük igénybe.
Miután tisztáztuk a tételek jelentését, megállapodtunk az Acélpartner Kft-vel, hogy a mi vállalati információs rendszerünk és könyvelő szoftverünk által használatos raktárnyilvántartó rendszerbe feltöltjük az ő termékeik és szolgáltatásaik kódját és paramétereit, így a jövőbeli számlák dekódolása kevesebb nehézséget fog okozni a könyvelőink számára. Az acél kereskedelem egyébként kevésbé összetett iparág, mint mondjuk a mi cégünk által végzett szerkezetépítési munkálatok, viszont az eltérő nyelvezet okozhat fennakadásokat a kommunikációban. Miután sikerült egységesíteni a jelrendszert a céggel, a jövőben beérkező számlák kontírozása kevesebb fejfájást okoz.
Volt még egy egyeztetési fázis a beszerzés és az Acélpartner Kft között, mert sajnos a beszerzésünk egy harmadik, sajátos jelölést használt az acél kereskedelem azonosítására. Igaz, hogy az ötvözeteknek azonos a jelölése minden platformon, ugyanakkor a megmunkált darabok kódolása az Acélpartner részéről eltért, mint a mi rendszerünkben használt azonosítás. Közös megegyezés alapján az acél darabok fő paramétere a szabványszám, illetve a lemezminőség lett, a megmunkálás pedig a CNC program alapján lesz beazonosítva. Minden egyes legyártott darab egyedi megrendelés alapján történik, így egységesíteni igencsak nehézkes. Azonban a programkészítők és a beszerzők közös megegyezése alapján magának a CNC programnak is az acél kereskedő által értelmezhető kódja lesz, melyet a számlákon fel fog tüntetni, így az Acélpartner Kft által kiállított számlákat a jövőben könnyedén kezelni tudja majd a cégünk könyvelése.